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医院HIS系统怎么完善内部控制?
2021.03.19来源:HC3i

  医院内部控制的基础是什么?

  建立健全医院内部控制制度是医院管理的重点,需要把握好哪些环节?

  医院管理的关键是什么?

  近年来,HIS系统已在金坛市医疗机构中得到了广泛应用,在卫生信息化建设中发挥着越来越重要的作用,受到医院管理人员的青睐。

  在HIS系统中,建立授权管理程序是医院内部控制的基础,完善医院内部控制程序是医院管理的重点,加强财务和内部审计部门的事后监督则是医院管理的关键环节,同时还要注意加强各种内部控制措施之间的互相衔接与互相制约,形成全程、全方位立体防护网络,可以有效保障医院资产的安全完整。

  按照“不相容职务分离控制”要求,计算机中心负责建立、完善HIS系统权限管理子系统,各类人员的权限由系统管理员统一管理,未经授权任何人不得接触该系统;收费项目增减与价格调整、病区医嘱执行、住院记账与退费、现金收款与统计报表、药品入库出库等权限分别由不同科室、人员负责,不同类别人员的权限各不相同,从而形成不同部门和不同岗位之间的相互牵制;严格各类人员登录、退出HIS系统的管理程序,操作人员离岗应随时退出程序,对于离职人员应及时注销其操作权限,防止不法人员利用他人登录号进行违规操作。

  建立健全医院内部控制制度是医院管理的重点,需要把握好以下环节。

  2.1 严格收费处现金收支管理

  (1)由专人负责现金收支。从现金的收入、结算退款,到解缴银行均由专人管理,其他人员不得接触现金,这样既可以最大限度缩小接触现金人员范围,又可明确现金的责任界限,防止多人经手现金,责任不明现象。集中管理现金是确保医院收费处门诊、住院收入管理安全有效的方法之一。

  (2)报表与现金岗位职责分开。将现金收支与日报表岗位分离,可以起到互相制约作用,有效防止现金舞弊。

  (3)日清日结。收款员每天下班前将现金缴存银行,现金缴款单与每日报表逐日报送财务部门审核。

  (4)定期轮岗制度。现金与报表岗位必须定期轮流,轮岗时要办理全面交接手续,周转金、票据、印章等一并交接。

  2.2 规范日常记账行为

  医疗收费价格应由医院物价部门统一在HIS系统中设定,药品价格则由药剂部门按照政策核定,记账人员只能按照HIS系统中的价格执行医嘱、记账,不得增减、更改或套用其他项目收费,做到应收尽收。

  许多医院将日常治疗记账收费权限下放到病区,由医护人员执行医嘱时直接记账收费,因此住院记账部门应当对病区收费情况进行复核。每天给患者打印“日清单”,让患者参与监督,能够及时发现错误,同时取得患者的信任。

  2.3 完善退费内部牵制制度

  完善记账处与病区医护人员、药房和医技科室之间相互牵制制度。已经确认的收费项目,如发生一般的退费,必须提供收费的相关证明和书面凭证,详细说明退费原因、项目和金额,得到相关科室、人员的反向确认方可办理;对大额退费则实行授权审批制度,规定各级人员审批退费额度权限,超过限额的须经上级人员审批,防止化整为零的分解退费行为,这样可有效堵塞漏洞,避免形形色色违规退费现象的发生;医院要建立减免、助困等授权审批制度,住院记账处只能按照具备审批权限者批准后的标准执行,不得擅自扩大范围或提高标准;在HIS系统中长期保存退费、减免的操作日志以备审核。

  2.4 强化患者欠费管理

  公立医院应当发扬人道主义精神,把抢救患者的生命放在首位,但在现行医院补偿机制下,医院的经济利益必须依法得到维护。为防止恶意欠费现象,在不影响病人正常治疗的前提下,医院应在HIS系统中针对各类不同病人分别设置最高欠费限额,如果超过限额,记账人员应及时通知病人缴费,若未按时缴费,则应限制或暂停其记账,临床和医技科室应坚持先记账后治疗、检查的原则;对死亡病人,应结算费用后方可予以办理相关手续,因为死亡病人欠费居医院各类欠费、逃费中首位,而且一旦产生欠费往往很难追回,给医院带来经济损失;确实无法收回的欠费,应履行必要的审批程序后核销;建立经济责任考核制度,把欠费纳入经济考核指标体系中,可增强相关科室的责任意识,促使大家共同努力控制欠费。

  2.5 加强各类应用人员职业道德教育和技能培训

  首先,严把收费人员进入关,对收费人员进行经济背景调查。那些曾经出现过经济问题、道德修养水平不高、个人或家庭面临经济压力的人员不适合从事收费岗位工作,已在岗的应及时调离,不能及时调整的则应加强防范措施。其次,教育收费人员树立正确的价值观和良好的职业道德,增强自身“免疫力”,经得起金钱的考验。第三,加强收费人员岗位技能培训,提高服务技能和效率。对于药房、药库人员也应加强教育与筛选,虽然有相互牵制制度,但定期轮岗、定期职业道德教育还是必不可少的。

  2.6 坚持收费处、药房、药库、库存物资处的内部抽查制度

  主要检查各处内部控制措施是否得到有效落实。可以组织互相检查,也可以指派专人抽查。医院重点科室的内部抽查是一种自律性的、日常性的检查,是“事中”的监督,可以及时、有效发现收入管理中存在的缺陷,是其他检查所无法替代的,必须长期坚持。

  财务部门应设置专职的稽核人员以加强对门诊收入、住院收入、药库房的监控,逐日审核住院现金收费人员每天报送的现金日报表、预交金和收据的记账联、银行缴款单,看报表数与银行缴款单数是否一致;月末还应与银行对账单核对,确保每一笔款项均已入医院账户。如果凭证、手续不全,则应退回记账处补齐。定期、不定期盘点药品、物资,做到账实、账账、账卡相符,如有短缺及时找出原因,做到责任到人。

  要加强票据领用存销管理。收费票据应由财务部门负责印制并设专人保管,收费处领用,用后定期到财务部门销号。财务部门要设立票据登记簿,并在HIS系统中设置票据的启用、销号功能,由票据管理人员负责控制。票据管理人员应根据日报表或收据存根联销号,发现跳号、断号或联次不齐的作废票据要及时追查,防止空白收据流失或隐匿收入。

  财务部门的监督一定要注意时效性,及时发现问题,及时解决。

  内部审计部门是独立于收费和财务部门的科室,内部审计监督有着更强的独立性,是医院内部控制中最后的、也是最重要的防线。

  内部审计监督的重点是对医院内部控制制度设计、实施的有效性进行全面监督检查,对医院管理流程中的各个环节,特别是不同环节之间的衔接点进行风险评估,发现可能存在的控制缺陷,以进一步改进控制程序。

  内部审计部门要坚持定期或不定期抽查住院收费处现金、药库房药品、后勤处物资的管理。现场盘存现金、药品,看实有现金与药品是否与HIS系统报表数相符,有没有白条充抵现金、挪用现金等现象。现金盘点要采取突击抽查方式进行,必要时应当追查到银行对账单、会计凭证和账簿,确保现金流程安全性。

  定期或不定期组织相关人员抽查病历。结合住院费用清单,必要时调阅原始收费、记账凭证进行核查,医技类收费项目还应与报告单核对。一查是否存在有医嘱无收费记录现象,防止少收、漏收费用;二查是否存在无医嘱有收费记录情况,防止错收、多收现象;三查物价政策落实和其他违规收费情况。抽查结果要反馈到相关部门、科室,并与经济考核挂钩。抽查病历是一种综合性的、“深度”监督方法,虽然是“事后”监督,但可以发现许多日常检查中难以发现的深层次问题,能够有效地堵塞住院收费和其他管理中的漏洞。

  总而言之,完善健全的内部控制制度对卫生事业单位的发展具有重要的意义。以上内部控制的各种措施,使各系统机构既互相衔接,又互相制约,事前、事中和事后控制相结合,形成全程、全方位立体防护网络,可以有效地防止住院收费中舞弊现象发生,保障住院收入的安全完整,从而提高卫生事业单位的管理水平,促进卫生事业单位健康、稳定发展。

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